Comment bien préparer une visioconférence ?

Grâce aux progrès technologiques et à Internet, la réunion virtuelle ou la vidéoconférence constitue une solution novatrice pour la plupart des entreprises. Celle-ci propose plusieurs avantages considérables comme une grande efficacité, une productivité accrue, un gain de temps, etc. Et il est important de comprendre que pour maintenir son niveau de professionnalisme habituel, un dirigeant doit optimiser la préparation de sa visioconférence.

Quelques conseils à suivre pour la préparation

L’optimisation du réglage est importante pour la préparation de la visioconférence. Le rétroéclairage des fenêtres ou des lumières est à éviter, car cela risque de rendre la vidéo mal éclairée. Au lieu de cela, il est recommandé de se placer dans un espace correctement éclairé et calme. Il est toujours sage de minimiser les distractions comme l’encombrement sur le bureau ou les peintures sur les murs. De plus, il faut faire en sorte que les appareils de production audio soient éteints ou toutes les fenêtres soient fermées afin de garantir que le bruit de fond ne risque pas d’interférer dans la réunion. Vous pouvez consulter l’explication de préparation de vidéoconférence par creatic.

L’équipement utilisé doit être bien testé avant la réunion. Chaque participant doit s’assurer que tous les logiciels nécessaires soient correctement installés sur l’appareil. De plus, le chef d’équipe devra tester sa caméra, ainsi que sa sortie et entrée audio. Un logiciel de visioconférence fiable et performant est à choisir. Si un chef d’équipe envisage d’organiser de manière optimale une réunion à distance, il doit déterminer quelle application utiliser.

Les participants et le chef d’équipe doivent disposer d’une connexion Internet haut débit fiable. Cela permet de garantir une connexion transparente. S’ils se connectent à Internet via leur ordinateur portable au lieu d’un ordinateur de bureau, il est conseillé d’utiliser une prise Ethernet filaire pour éviter des problèmes de Wi-Fi.

Les matériels nécessaires

Les performances n’ont pas seulement un impact sur la qualité des réunions, elles déterminent également le temps que les administrateurs informatiques devront consacrer au dépannage de l’équipement. La qualité de la voix, ainsi que la qualité de la vidéo, sont cruciales. La fonctionnalité de planification de rendez-vous et l’interopérabilité avec les logiciels de conférence Web sont aussi des facteurs clés à considérer.

Un microphone de salle de réunion a tendance à fonctionner de la même façon que la caméra. Pour l’écouteur, la caractéristique clé à rechercher est la suppression du bruit, qui est pratique dans un espace de bureau bruyant ou occupé. Le casque antibruit est extrêmement populaire. D’autres aspects de celui-ci, étant donné qu’il combine un écouteur et un microphone en un seul outil, inclue l’élimination du bruit de fond pour que l’utilisateur puisse non seulement se concentrer sur sa vidéoconférence personnelle, mais que le bruit de sa zone de réunion soit annulé pour réduire les distractions.

Au-delà de la webcam conçue pour un ordinateur personnel, la caméra de salle de réunion pouvant être montée dans un espace de bureau est aussi incluse dans cette sous-catégorie d’équipement nécessaire pour la visioconférence. Dans ce cas, il existe des versions livrées avec une télécommande pour que les points de vue et les angles de caméra puissent s’ajuster sans interrompre la réunion. Le haut-parleur de visioconférence est généralement conçu pour une utilisation en salle de réunion. Cela permet d’entendre le streaming audio à partir d’un ordinateur dans une zone plus large.